Além da proposta comercial, o Luvik permite gerar documentos em PDF automaticamente, como contratos comerciais, termos de adesão, solicitações de conexão, entre outros.

Os documentos são preenchidos com as informações da proposta comercial e do negócio por meio dos campos de substituição, que são variáveis preenchidas automaticamente pelo sistema no momento da geração.

Exemplo: ao utilizar o campo [nome-cliente], o sistema substituirá automaticamente pela informação cadastrada no negócio.

Tipos de documentos disponíveis

Antes de tudo, é importante definir onde o documento será utilizado.

Essa escolha irá determinar como ele será gerado no sistema, como mostraremos mais abaixo.

A partir da proposta comercial

São documentos que utilizam as informações da proposta comercial e do negócio para preencher os campos de substituição. Esse tipo de documento é ideal para:

• Contratos comerciais;
• Termos de adesão;
• Solicitações de conexão;
• Autorizações;
• Qualquer outro documento que dependa dos dados da venda.

Esses documentos podem ser gerados diretamente na proposta comercial, por meio do botão “Gerar contrato”.

Aba “Documento” do negócio

Também é possível criar modelos de documentos que não dependem da proposta comercial. Nesse caso, o documento fica disponível na aba “Documentos” do negócio.

Essa opção é indicada para documentos complementares, como declarações, comunicados, termos e outros arquivos que não utilizam informações da proposta comercial ou do dimensionamento.

Nesse tipo de modelo, as variáveis da proposta comercial e do dimensionamento não estão disponíveis.

Veja abaixo como configurar os documentos no sistema.

Como configurar um documento

Existem duas formas de configurar os documentos:

• Utilizando o editor do Luvik
• Importando um modelo criado no Word
  

Utilizando o editor do Luvik

Nesta opção, toda a configuração do documento será feita na própria tela do Luvik.

Acesse “Configurações > Contratos/ documentos” e clique em “Novo modelo”.

Selecione a opção “Usar editor do Luvik”.

Ao criar um modelo de contrato, preencha as informações:

• Nome do modelo: informe um nome para identificar o contrato.
• Onde este modelo será utilizado?: a partir da proposta comercial ou aba “documento do negócio”.
  
• Tipo: selecione o tipo de documento (Fotovoltaico ou Aquecedor Solar).
• Exibir numeração das páginas: ao selecionar Sim, o contrato exibirá a numeração no formato “Página X de Y”.
• Exibir background nas páginas: se desejar utilizar uma imagem de fundo, selecione Sim e faça o upload da imagem no campo Imagem background das páginas. O arquivo deve estar nos formatos .png ou .jpeg, com dimensões de 595 × 842 px.
• Margem superior e inferior: defina as margens do documento em pixels (px). Quanto maior o valor informado, maior será o espaçamento nas partes superior e inferior das páginas.
• Imagem de assinatura: caso deseje exibir uma assinatura automaticamente no contrato, faça o upload de uma imagem nos formatos .png ou .jpeg, com dimensões de 170 × 50 px. Para que ela seja exibida, utilize o campo de substituição [assinaturas] no texto do contrato.

Por fim, adicione o texto do contrato.

Você pode digitar ou colar o conteúdo do contrato no editor. Utilize os campos de substituição para que as informações da proposta comercial sejam preenchidas automaticamente quando o documento for gerado.

Veja um exemplo:

Ao finalizar a configuração, clique no botão “Salvar”.

Utilizando um modelo do Word

Nesta opção, você pode criar o modelo de contrato ou documento no Microsoft Word ou no Google Docs e, em seguida, importá-lo para o Luvik.

Essa alternativa é ideal para quem precisa de documentos mais personalizados.

Após elaborar o texto do contrato, você poderá adicionar elementos como tabelas, imagens, marca d’água e outros recursos de formatação.

No corpo do documento, inclua também os campos de substituição que serão utilizados pelo Luvik para preencher automaticamente as informações, como no exemplo abaixo.

Importante: o arquivo deve estar no formato .docx. Se estiver utilizando o Google Docs como neste exemplo, baixe o arquivo utilizando a opção “Microsoft Word (.docx)”.

Feito isso, no Luvik, em “Configurações > Contratos/ documentos > Novo modelo”, clique no botão “Usar modelo em Word”.

Informe:

• Nome do modelo: informe um nome para identificar o contrato.
• Onde este modelo será utilizado?: a partir da proposta comercial ou aba “documento do negócio”.
• Tipo: selecione o tipo de documento (Fotovoltaico ou Aquecedor Solar).
• Arquivo Word do modelo (.docx): importe o arquivo.

Clique em “Salvar” para finalizar.

Como gerar o documento

Como falamos no início do artigo, o documento pode ser gerado de duas formas, conforme definido durante a sua configuração.

A partir de uma proposta comercial

Na tela do negócio do cliente, acesse a aba “Propostas comerciais” e localize a proposta comercial com status “Vendida”.

Feito isso, clique no botão “Gerar contrato”.

Selecione o modelo de documento já configurado e clique em “Gerar contrato”.

O documento será gerado em formato PDF, já preenchido com as informações da proposta.

Aba “Documento” do negócio

Nesta opção, você pode gerar o documento dentro do negócio, sem depender dos dados de uma proposta comercial.

No negócio, acesse a aba “Documentos” e clique em “Gerar documento”.

Informe o nome do documento e o modelo. Ao finalizar, clique em “Gerar documento”.

O documento será gerado no formato PDF e também ficará salvo dentro do negócio.

É possível visualizar, remover ou coletar a assinatura do documento.

Como editar, clonar ou excluir um modelo de contrato ou documento cadastrado

• Editar

Para editar um modelo de documento já cadastrado no Luvik, acesse o menu lateral Para editar um modelo de contrato ou documento já cadastrado no Luvik, acesse o menu lateral “Configurações > Contratos/Documentos”.

Localize o modelo que deseja alterar e clique em “Editar modelo de contrato”.

Faça as alterações necessárias e, em seguida, clique em “Salvar” para concluir.

Importante: caso o modelo tenha sido importado por meio de um arquivo do Microsoft Word, as alterações deverão ser realizadas no documento original. Após editar o arquivo, salve-o em seu computador e importe-o novamente para o Luvik. 

• Clonar

Você também pode clonar um modelo já configurado para utilizá-lo como base para um novo documento.

Para isso, localize o modelo desejado, clique em “Clonar modelo de contrato”, realize os ajustes necessários e clique em “Salvar”.

• Excluir

Para excluir um modelo de contrato ou documento, localize o item desejado e clique no ícone de lixeira ao lado dele.

Em caso de dúvidas, entre em contato com nosso time de suporte.